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La DUCS EDI   

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Déposer un fichier DUCS généré par votre logiciel de paie (DUCS EDI)

Pour déposer un fichier DUCS EDI (déclaration unifiée de cotisations sociales par échange de données informatisé), votre logiciel de paie doit pouvoir produire des fichiers DUCS aux formats Coplat 4.2 ou
Copaym 4.2
.

Vous pouvez alors transmettre en mode EDI via le service DUCS sur net-entreprises plusieurs déclarations concernant plusieurs entreprises dans un seul fichier :

  1. soit à destination des Urssaf,
  2. soit à destination des institutions de retraite complémentaire Agirc-Arrco (IRC) et des institutions de prévoyance (IP)

Pour  Pôle emploi services cinéma spectacles et des caisses de congés intempéries BTP, la déclaration  en ligne est accessible depuis net-entreprises.fr en mode EFI (échange de formulaire informatisé).

Cette transmission s'effectue en 3 étapes :

  1. vous générez automatiquement via le logiciel de paie le fichier correspondant soit aux caisses Urssaf soit aux IRC/IP,
  2. après authentification sur net-entreprises.fr, vous déposez via le service DUCS EDI votre fichier à l’attention des caisses Urssaf ou à l’attention des IRC/IP,
  3. vous prenez connaissance des comptes-rendus de traitements.

Mais que se passe t'il vraiment ?

Ce fichier peut inclure vos télérèglements sous réserve d’avoir préalablement renvoyé un formulaire d’adhésion au télérèglement pour chaque entreprise ou établissement par organisme créancier et par compte bancaire.
 
Ce moyen de paiement (gratuit) associé à la télédéclaration, vous permet de transmettre un ordre de paiement en même temps que votre déclaration.
 
La date d’exécution du télérèglement correspond à la date d’échéance de votre déclaration (sauf si vous souhaitez régler avant) ce qui vous évite tout risque de retard ou de pénalité, tout en préservant votre trésorerie.

À noter :

  • Pour savoir si votre logiciel de paie peut produire un fichier DUCS à transmettre en mode EDI, contactez votre éditeur. Documentation sur la norme DUCS-EDI…
  • Vous pouvez transmettre des déclarations de test.


En cas de retard :
Vous avez la possibilité de transmettre une déclaration et un paiement en retard quelques jours après la date d'exigibilité. Une déclaration et un paiement en retard sont susceptibles de faire l'objet de pénalités et/ou de majoration de retard comme pour tout autre mode de déclaration.

 

Déposer un fichier DUCS EDI à destination d’une ou plusieurs Urssaf et consulter le bilan

Le dépôt de fichier est effectué au travers du formulaire suivant :

Pour chaque fichier déposé, un bilan de traitement est affiché sur le site via le « récapitulatif des fichiers déposés » et envoyé par courriel à l’adresse renseignée sur net-entreprises.fr ou lors du dépôt.

Il est primordial de prendre en compte ce bilan, y compris pour un fichier traité, les déclarations pouvant être enregistrées (avec ou sans anomalies) ou rejetées :


La réception de chaque déclaration et/ou paiement par les Urssaf est attestée par un certificat.
 
Vous pouvez transmettre autant de fois que nécessaire, une DUCS EDI et/ou un télérèglement. Tout nouvel envoi annule et remplace le précédent jusqu'à midi le jour d'exigibilité.
 
Si vous êtes tiers déclarant (expert-comptable, holding…), vous avez la possibilité d’envoyer à votre client/filiale le compte-rendu de traitement. Ce service est proposé dans la rubrique « modifier mon abonnement ».
 
Vous avez la possibilité de transmettre des déclarations de test, de préférence hors campagne déclarative, en cochant la case à cet effet directement sur l’application avant de déposer votre fichier. Les déclarations et les paiements transmis en mode test sont traités comme en mode réel mais ne sont pas enregistrés par les Urssaf.
 
Si votre logiciel de paie le permet, vous avez la possibilité de transmettre des DUCS EDI Urssaf de régularisation avec un télérèglement à condition que la déclaration initiale et son paiement ne soient plus modifiables. La déclaration de régularisation est aussi proposée en mode « saisie de formulaire » (EFI) dans la rubrique « historique des déclarations et régularisations ».

Déposer un fichier DUCS EDI à destination d’une ou plusieurs institutions de retraite complémentaire Agirc-Arrco (IRC)et institutions de prévoyance (IP) et consulter le bilan


Pour savoir si votre logiciel de paie peut produire un fichier DUCS à transmettre en mode EDI aux IRC/IP, consultez la dernière liste des logiciels labellisés en ligne sur :
http://www.agirc-arrco.fr/entreprises/specialistes-de-la-paie/ducs-docs-techniques/

Le dépôt de fichier est effectué au travers du formulaire ci-dessous. Le format de la pièce jointe déposée et la taille du fichier sont contrôlés (les fichiers compressés ne sont pas acceptés).

Pour chaque fichier déposé, un compte-rendu de contrôles et un numéro de dépôt sont affichés quasi instantanément sur le site et envoyés par courriel à l’adresse renseignée sur net-entreprises.fr ou lors du dépôt.


Trois états peuvent figurer sur le compte-rendu de contrôles :

  1. Conforme : toutes les déclarations du fichier sont conformes et sont transmises aux IRC/IP.
  2. Non conforme : aucune des déclarations du fichier n’est conforme, elles ne sont pas transmises aux IRC/IP.
  3. Partiellement conforme : seules les déclarations conformes sont transmises aux IRC/IP.

 

Les dépôts de fichier peuvent être répétés autant de fois que nécessaire (bouton « nouveau dépôt »).
 
L'historique des dépôts (bouton « historique ») permet d’accéder au détail du compte-rendu de contrôles.
Des informations et des anomalies peuvent éventuellement y être spécifiées. Il est important de les prendre en compte.

 

 

Une fois transmises aux IRC/IP, un compte-rendu d’exploitation peut être consulté directement sur le site en cliquant sur l’état de la déclaration. Il vous est également adressé par courriel pour chacune des déclarations du fichier. La déclaration est :

  1. Acceptée OPS : L’organisme destinataire a bien pris en compte la déclaration. Vous êtes alors libéré de votre obligation déclarative.
  2. En attente de réponse OPS : La déclaration est conforme, elle est transmise à l’organisme destinataire. Elle est en cours de traitement au sein de l’organisme destinataire.
  3. Refusée OPS : L’organisme destinataire a rejeté la déclaration. Vous devez consulter le compte-rendu d’exploitation pour la corriger et la renvoyer. 
  4. Rejetée : La déclaration n’est pas conforme et n’est pas transmise à l’organisme destinataire. Vous devez consulter le compte-rendu de contrôles pour la corriger et la renvoyer. 

Vous avez la possibilité de modifier une déclaration acceptée jusqu’à minuit le jour d'exigibilité.
 
Vous avez la possibilité de générer une déclaration de test à partir de votre logiciel de paie et de la déposer de préférence hors campagne déclarative. Les déclarations et les paiements transmis en mode test sont traités comme en mode réel mais ne sont pas enregistrés.

 

Ex. de compte-rendu de contrôles :

 

Ex. de compte-rendu d’exploitation :

 

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