Lors d’une fin de contrat de travail, et en dehors de toute situation particulière encadrée juridiquement (dérogation (RMM, CDDU) sauf demande expresse du salarié), l’employeur est tenu de transmettre l’information dans un délai de 5 jours suivant la fin du contrat, afin que l’individu concerné puisse faire valoir ses droits auprès de Pôle Emploi (arrêté du 2 juillet 2013 qui fixe le délai de transmission des évènements dans le cadre de la DSN).
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Situations particulières pour lesquelles une tolérance est accordée
De manière exceptionnelle et provisoire, une tolérance est accordée sur ce délai de transmission dans les 2 situations suivantes :
- Mois de la mutation du salarié dans un autre établissement sans DSN mensuelle portant cette mutation : La fin du contrat de travail se produit quelques jours après la mutation du salarié et le signalement ne peut être déposé sous l’ancien SIRET => Dans ce cas, le signalement FCTU doit être déposé après que la DSN mensuelle du nouvel établissement portant le bloc changement explicitant le changement d’établissement du contrat concerné, ait été déposée et exploitée par le SI DSN.
- Solde de tous comptes intervenant entre le 1er janvier et la date d’ouverture de la prise en compte du nouveau Cahier Technique DSN (vers le 25 du mois de janvier) : La fin du contrat de travail se produit début janvier et le déclarant n’a pas la possibilité de produire un signalement dans la version de norme de l’année précédente. => Dans ce cas, le signalement FCTU doit être déposé après que la nouvelle version de la norme DSN ait été installée (aux alentours du 25 janvier).
Si le salarié demande expressément à son employeur une attestation employeur dans les délais légaux malgré ces cas d’exception, alors l’employeur a l’obligation légale de satisfaire sa demande notamment en utilisant le service AE Web disponible sur le site de Pôle emploi.
Pour complément à ces deux situations, dans le cas où la fin du contrat de travail se produit quelques jours après un changement de logiciel de paie/de tiers déclarant alors que le contrat avait débuté avant ce changement et que la reprise dans le nouveau logiciel de l’ensemble des données du mois M-1 n’a pas été effectuée, alors de manière temporaire la fin de contrat devra être déclarée via l’usage de l’AE Web.
NB : Si toutefois un signalement FCTU était déposé sans application des recommandations précisées ci-dessus, l’AER (attestation employeur rematérialisée par Pôle emploi) renvoyée sera incomplète dans la première et dernière situation et le signalement sera rejeté par le point de dépôt dans la deuxième situation.
